Warunki i RODO

CZĘŚĆ I: Warunki Korzystania z Usług (WKU)

§ 1 — Postanowienia ogólne i strony umowy

Operatorem platformy iAsist jest spółka Alavia Education s.r.o., NIP (CZ): CZ04579356, numer rejestracyjny (IČO): 04579356, z siedzibą pod adresem Sládkova 372/8, Ostrawa, Republika Czeska, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Ostrawie (dalej „Operator”). Użytkownikiem platformy jest osoba fizyczna lub prawna (zazwyczaj wirtualna asystentka), która ukończyła proces rejestracji na stronie iAsist.pl. Konsumentem jest Użytkownik będący osobą fizyczną, który zawarł umowę niezwiązaną bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą — w szczególności Użytkownik, który nie podał numeru NIP przy rejestracji lub nie figuruje w rejestrze CEIDG.

§ 2 — Przedmiot usługi

Operator udziela Użytkownikowi niewyłącznego prawa do korzystania z Platformy w modelu „Software as a Service” (SaaS). Platforma służy przede wszystkim do organizacji pracy wirtualnych asystentek, w tym zarządzania klientami (CRM), rejestracji czasu pracy (time-tracking), fakturowania, tworzenia umów i portalu klienta oraz korzystania z AI iAsist. Faktury wystawiane przez moduł fakturowania Platformy są rejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) — faktury B2B obowiązkowo, faktury wystawiane konsumentom dobrowolnie, w ramach jednego jednolitego procesu. Klasyfikację faktury jako B2B lub konsumenckiej określa wyłącznie obecność numeru NIP nabywcy. Nabywca zawsze otrzymuje fakturę w formie pliku PDF z kodem QR.

§ 3 — Prawa i obowiązki użytkownika oraz własność danych

100% własność danych: Wszystkie dane (bazy klientów, faktury, ewidencja czasu, dokumenty) wprowadzone przez Użytkownika pozostają jego wyłączną własnością. Operator nie rości sobie żadnych praw do tych treści.
Eksport danych: Użytkownik ma prawo do eksportu swoich danych w dowolnym momencie w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Zabronione działania: Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Platformy do wysyłania spamu, przesyłania złośliwego kodu ani do działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego.
Ochrona konta: Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo swoich danych logowania.

§ 4 — Warunki płatności i subskrypcja

Platforma jest udostępniana w modelu subskrypcyjnym. Pierwsze 45 dni korzystania jest bezpłatnych w ramach okresu próbnego (Trial), bez konieczności podania karty płatniczej. Po upływie tego okresu korzystanie jest płatne zgodnie z aktualnym cennikiem. Płatności są przetwarzane za pośrednictwem bezpiecznej bramki płatniczej (Stripe). Subskrypcja odnawia się automatycznie. Operator wysyła powiadomienie e-mail przed każdym odnowieniem wraz z linkiem do anulowania. Użytkownik może anulować subskrypcję w dowolnym momencie w swoim panelu, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

§ 5 — Ograniczenie odpowiedzialności

Platforma jest udostępniana w stanie „takim, jakim jest” (as is). Operator nie gwarantuje 100% nieprzerwanej dostępności usługi i nie ponosi odpowiedzialności za przerwy spowodowane przez osoby trzecie.

Wyłączenie odpowiedzialności za szkody: Operator, w maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo, nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek bezpośrednie, pośrednie, przypadkowe ani wtórne szkody, w tym utracone zyski, utratę danych lub inne straty niematerialne.
Maksymalny limit odpowiedzialności: Całkowita odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wysokości kwot uiszczonych przez Użytkownika za korzystanie z Platformy w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

§ 6 — Rozwiązanie umowy i zarządzanie kontem

Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć swoje konto poprzez panel ustawień. W przypadku nieaktywności konta przez 180 dni Operator wyśle ostrzeżenie e-mailem, następnie przypomnienie, a po upływie okresu ochronnego trwale usunie konto i wszystkie powiązane dane. Użytkownik ma prawo do eksportu danych na każdym etapie tego procesu.

§ 7 — Prawo do odstąpienia od umowy

Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Jeżeli Użytkownik wyraźnie zażąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia (potwierdzonego zaznaczeniem odpowiedniego pola wyboru przy zakupie), prawo do odstąpienia nie wygasa, jednak Operatorowi przysługuje proporcjonalne wynagrodzenie za usługę świadczoną do chwili odstąpienia.

Załącznik nr 1 — Wzór formularza odstąpienia od umowy

(Formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Alavia Education s.r.o., Sládkova 372/8, Ostrawa, Republika Czeska, IČO: 04579356, DIČ: CZ04579356, E-mail: support@iasist.pl

Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym(*) odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi:

Nazwa usługi: ………………………………… | Data zawarcia umowy: ………………………………… | Imię i nazwisko konsumenta(-ów): ………………………………… | Adres konsumenta(-ów): ………………………………… | Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ………………………………… | Data: …………………………………

(*) Niepotrzebne skreślić.

§ 8 — Zmiany WKU

Operator powiadomi Użytkownika o zmianie WKU drogą e-mailową co najmniej 14 dni przed datą wejścia w życie zmian. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed datą ich wejścia w życie bez sankcji. Dalsze korzystanie z Platformy po dacie wejścia zmian w życie uznaje się za ich akceptację.

§ 9 — Rozstrzyganie sporów

Stosunek prawny pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem podlega prawu czeskiemu. W stosunku do Konsumentów bezwzględnie obowiązujące przepisy polskiego prawa konsumenckiego pozostają w mocy. Konsument ma prawo skorzystać z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich zgodnie z ustawą z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich; podmiotem właściwym jest m.in. Inspekcja Handlowa (wojewódzkie inspektoraty). Wykaz podmiotów uprawnionych do rozwiązywania sporów konsumenckich w państwach członkowskich UE dostępny jest pod adresem:

https://consumer-redress.ec.europa.eu/dispute-resolution-bodies

CZĘŚĆ II: Polityka Prywatności i RODO

§ 1 — Podstawowe definicje ról

Operator jako Administrator: W odniesieniu do danych osobowych samych Użytkowników (wirtualnych asystentek) Operator występuje jako Administrator danych osobowych.
Operator jako Podmiot Przetwarzający: W odniesieniu do danych klientów wprowadzonych przez wirtualną asystentkę, Użytkownik występuje jako Administrator, a Operator iAsist jako Podmiot Przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO.

§ 2 — Zakres i cel przetwarzania

Utworzenie konta: Imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (Wykonanie umowy).
Fakturowanie: Dane fakturowe, NIP, historia płatności (Wykonanie obowiązku prawnego).
Rejestracja faktur w KSeF: Dane wskazane na fakturze (dane nabywcy, kwoty, NIP) — Wykonanie obowiązku prawnego (B2B) / uzasadniony interes Operatora (B2C dobrowolne).

§ 3 — Umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)

Operator przetwarza dane wyłącznie na podstawie udokumentowanych poleceń Użytkownika wykonywanych za pośrednictwem interfejsu aplikacji oraz zapewnia bezpieczeństwo danych na poziomie szyfrowania SSL i szyfrowania baz danych at-rest. Baza danych i hosting danych osobowych zlokalizowane są wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej. Operator korzysta z następujących podwykonawców (podmiotów przetwarzających): Supabase, Cloudflare i Lovable (hosting i baza danych, UE); Postmark (wysyłka e-maili transakcyjnych); Stripe (przetwarzanie płatności); Anthropic (Claude API dla funkcji AI iAsist). Ze wszystkimi podwykonawcami Operator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. W przypadku podwykonawców z siedzibą poza UE/EOG (w szczególności Postmark, Stripe, Anthropic), przekazywanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE lub mechanizmu EU-US Data Privacy Framework.

§ 4 — Okres przechowywania danych i usuwanie kont nieaktywnych

Dane osobowe Użytkowników przechowywane są przez czas trwania aktywnej subskrypcji oraz przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków prawnych (dokumentacja podatkowa — 5 lat od końca roku podatkowego). Konta nieaktywne przez 180 dni podlegają procedurze usunięcia z uprzednim powiadomieniem e-mailem.

§ 5 — Bezpieczeństwo danych

Cała komunikacja sieciowa jest szyfrowana protokołem TLS (HTTPS/SSL). Dane w bazie danych są szyfrowane w spoczynku (encryption at rest). Dane użytkowników są geograficznie zlokalizowane wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej.

§ 6 — Dane z usług Google (Google API Services)

Jeżeli Użytkownik połączy swoje konto Google z Platformą (integracja Google Kalendarz lub Google Drive), Platforma uzyskuje dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do działania danej integracji: wydarzeń kalendarza, plików, które Użytkownik sam utworzy lub wybierze w ramach Platformy, oraz adresu e-mail konta Google w celu jego identyfikacji.

Zakres dostępu: Platforma żąda dostępu wyłącznie w minimalnym niezbędnym zakresie. W przypadku Google Drive jest to uprawnienie ograniczone wyłącznie do plików i folderów, które Użytkownik sam utworzył lub wyraźnie wybrał w ramach Platformy — Platforma nie ma dostępu do żadnych innych plików na Dysku Użytkownika. W przypadku Google Kalendarza jest to uprawnienie do odczytu i zapisu wydarzeń w kalendarzach, których identyfikatora Użytkownik używa w Platformie, bez ogólnego dostępu do zarządzania ani usuwania całych kalendarzy konta.
Udostępnianie danych: Nie sprzedajemy, nie udostępniamy ani nie przekazujemy Google User Data stronom trzecim i nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych ani profilowania, z jedynym wyjątkiem podwykonawców niezbędnych do działania Platformy. Jeżeli Użytkownik korzysta z funkcji AI iAsist i zada pytanie dotyczące kalendarza lub harmonogramu, dane o wydarzeniach z połączonego Google Kalendarza (nazwa, czas, miejsce) mogą zostać przekazane dostawcy AI (Anthropic, Claude API) wyłącznie w celu przetworzenia tego pytania; Anthropic nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli. Dane z Google Drive nie trafiają do funkcji AI iAsist ani do Anthropic w żadnej postaci. Google User Data nie są poza tym udostępniane żadnej innej stronie trzeciej.
Przechowywanie i usuwanie: Google Drive: Platforma nie przechowuje treści plików z Dysku — pozostają one wyłącznie na Dysku Użytkownika; przechowujemy jedynie identyfikator połączonego folderu/pliku oraz zaszyfrowany token dostępu, który jest trwale usuwany natychmiast po odłączeniu konta przez Użytkownika (Ustawienia → Pamięć → Odłącz). Google Kalendarz: przechowujemy lustrzaną kopię danych o wydarzeniu (nazwa, czas, opis, miejsce) w celu wyświetlenia w jednolitym kalendarzu Platformy; dane te są trwale usuwane natychmiast po odłączeniu Google Kalendarza (Ustawienia → Kalendarz → Odłącz). W obu przypadkach trwałe usunięcie następuje również automatycznie przy całkowitym usunięciu konta Użytkownika.
Ograniczone użycie (Limited Use): Wykorzystywanie i przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji informacji uzyskanych z Google API odbywa się zgodnie z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use).

§ 7 — Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane osobowe Operator przetwarza jako Administrator, ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Żądania można kierować na adres e-mail info@iasist.cz; Operator odpowie bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl) lub do organu nadzorczego w państwie jej zwykłego pobytu. Żądania dotyczące danych wprowadzonych do Platformy przez wirtualną asystentkę jako Administratora Operator przekaże właściwej asystentce.

CZĘŚĆ III: Umowa o Zachowaniu Poufności (NDA)

§ 1 — Zobowiązanie do poufności

Akceptując niniejsze Warunki Korzystania z Usług, Użytkownik i Operator wzajemnie zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych, do których uzyskają dostęp w związku z korzystaniem z Platformy. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji powszechnie dostępnych ani informacji ujawnionych na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnego orzeczenia sądu.

§ 2 — Zobowiązanie Operatora

Operator wyraźnie zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszystkich wprowadzonych danych. Informacji poufnych nie wykorzysta dla własnych korzyści, nie skopiuje ich, nie udostępni, nie sprzeda ani w inny sposób nie ujawni stronom trzecim. Nie będzie prowadził żadnej analityki treści danych w celu profilowania komercyjnego dla stron trzecich.